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【新人OLの悩み】議事録が苦手!嫌いな議事録作成を簡単に克服する3ステップ

新人さんや若手社員の場合、会議で議事録の係を任命されることは少なくありません。

でも、議事録を作るのが苦手という人はたくさんいるのではないでしょうか。

・議事録の担当になるのが本当に苦手
・議事録にどんなことを書けばいいか分からない
・議事録を仕上げるのに何時間もかかってしまう

そんなお悩みをお持ちのあなたに、苦手な議事録作成を簡単に克服する3ステップをご紹介します。

step1.頑張るべきは事前準備

なぜ多くの人が議事録を書くのが難しい・苦手だ、と思ってるのか?

それは自分が理解していない会議についての議事を取るからです。

よく分からない単語が飛び交い、何のための会議かさっぱりわからない…といった状況では、たとえベテラン社員であってもわかりやすい議事録なんて作成できません。

わかりやすい議事録を作れる人の共通点は、その会議の趣旨をちゃんと理解している、ということです。

ですので、あなた頑張るべきなのは事前の準備です。

会議後に、わけの分からない会議の記録を見て、何時間もうんうん唸るのなんて時間の無駄!

議事録の係に任命されたら、

・資料に目を通し、会議で出てくる言葉はわかるようにしておく
・なんのために開催される会議かを理解する
・不明点は事前に上司や先輩に確認する

これらを必ず実行しましょう。

会議に参加しなかった人が見ても、
「この会議は、◯◯を決めるために開催したのか。こういう流れでこんな結論に至ったんだな。」ということが伝わるのが良い議事録です。

自分が理解していないことを人に伝えるなんてできませんよね?

ですので、会議が終わってから議事録の編集に時間をかけるのではなく、会議が始まる前に会議の趣旨をしっかりと理解しておく、ということに全力を注ぎましょう

step2.会議の構成を意識したテンプレを準備する

事前準備で会議の趣旨や議題を理解できたら、次に議事録のテンプレートを準備しましょう。

会議の趣旨や議題がわかっていれば、議事録の骨組みは会議前に作ってしまえます

まず、議事録に必須の項目を書き込んでしまいましょう。

◇基本項目
会議名、日時、場所、参加者、議題

◇記載項目
背景・前提、議題(課題)、決定事項、保留・未決事項、するべきこと(To Do)

記載項目の中の
・決定事項
・保留・未決事項
・するべきこと(To Do)

以外は全て、会議前にわかっていることですので書き込みが可能ですよね。

というわけで、各項目に該当する内容も、事前に書き込んでしまいましょう

そして、これはあくまでも議事録作成のための自分用のメモ、という位置づけのテンプレートです。

ですので、覚えきれない専門用語などがあれば、会議中に確認できるようにメモとして見やすい場所に書き込んでおくのもいいですね。

ここまで準備できれば、あとは会議の当日参加者の意見した内容を書き込むだけです。

step3.発言者・決定事項・未決事項を明確にする

さあ、いよいよ会議当日です。

事前準備で会議の趣旨も理解していて、議事のテンプレートも準備できている、そんなあなたがするべきことは、

・発言者は誰か
・何について打ち合わせたのか
・何が決まったのか
・何が決まらなかったのか

このたった4つの項目を漏らさず明確に記すだけ!

どうでしょうか?
なんだか簡単なように感じますよね。

大切なのは、発言者が誰かを間違えないこと

会議が白熱してくると意見交換が激しくなり、誰が発言したのかを後から思い出すの絶対に無理です。

ですので、議事録テンプレを準備する時点で、

山田課長(Y)
木村主任(き)

のように、略名を考え、書き込んでおきましょう。

そして、例えば山田課長と木村主任の発言の場合は、

Y→人員補充のために取った施策は?
K→2月から広告媒体プラス電車の中吊り広告を使用

のように記録します。

文字数を極力少なくすることで、聞き漏らしがなくなります

会議への出席頻度が高くなり、議事録作成に慣れてくると「あぁ、今のこのやりとりは議事録には不要だな」と、端折っていい場面がわかるようになってきます。

ですが、最初のうちは流していい箇所とそうでない箇所の判断が難しいと思いますので、とにかく、発言者が誰かを間違えずに発言内容を入力していきましょう。

発言内容を記録できたら、会議後にそれを見直し、
・決定した事項
・決定事項を遂行するためにするべきこと
・決定しなかった事項
を抜き出すだけです。

そして議題にあまり関係ない発言を削除することで、あっという間に議事録が完成してしまいます。

この時、「議題にあまり関係ない発言」というのがどれなのか判断がつかない場合は、先輩や上司に確認してもらいましょう。

とにかく、議事録の編集作業には時間を費やさないこと。

長くても1時間程度で完成させましょう。

まとめ

今回は「議事録が苦手!嫌いな議事録作成を簡単に克服する3ステップ」についてお送りしました。

・議事録は事前準備に力を注ぐ
・会議の趣旨や議題をしっかりと理解する
・議事録の編集作業には時間をかけない

議事録は、会議参加者の備忘録であると同時に、「言った言わない」を防ぐための対策でもあり、会議に参加していない人への情報共有という役割も担っています。

ですので、何のために開催されて、どういった流れで、どんな結論が出たのかを伝えれるよう、あなたがきっちりと会議の趣旨を理解しておくことが何よりも重要です。

また、議事録は鮮度が命ですので、編集には長い時間をかけず、さっさとまとめてスピーディーに配信してしまうことも大切です。

あなたも今回の記事の3ステップで苦手な議事録作成を克服してくださいね。