会社のお悩み解決法

会議アジェンダってなに?作り方がすぐ分かる3つのポイントと見本

ひよこさん
ひよこさん
来週、うちの部署が進行役をする会議があって、上司から「その日の会議内容わかるよね?会議のアジェンダ作っといて」って言われたんです。
会議の流れは分かってるけど、アジェンダなんて作ったことないから作り方が分からなくて…
uri
uri
それで悩んでたのか〜
ひよこさん
ひよこさん
そもそも何のために必要なのかも分からなくて…
uri
uri
じゃあ分かりやすいアジェンダの作り方を考えてみようか!

あなたの部署が会議の進行役をする場合、資料の準備と合わせて、アジェンダ作成と配信を依頼されることがあるかもしれません。

・会議のアジェンダって何のために必要なの?
・分かりやすいアジェンダってどんな内容?
・会議アジェンダってどうやって作ればいい?

そんなお悩みをお持ちの方に、分かりやすい会議アジェンダを作るための3つのポイントをお伝えします。

そもそもアジェンダって?

「次の定例会議のアジェンダ作っといて」
「会議のアジェンダもらえますか?」
なんて会話を社内で耳にされたこともあるでしょう。

最近では、ビジネスシーンで「アジェンダ」という言葉がよく使わるようになりました。

アジェンダ、レジュメ、サマリー…などなど。
カタカナビジネス用語が多くて覚えられない!という新入社員の方も多いでしょう。

「アジェンダ」は、ビジネスシーンでは「会議の議題」や「会議日程」といった意味合いで使われています。

会議における「アジェンダ」は、会議をスムーズに進行するために、議題をあらかじめ整理しておく、会議のテーマ・進行表として使用します。

会議でアジェンダは必要?

では、なぜ会議でアジェンダが必要なのでしょうか?

それは、アジェンダを作成して会議の議題や進行を参会者に事前に知らせておくことで、 スムーズに会議を進めることができるからです。

また、議題に対する準備を促したり、必要資料を読み込んでおいてもらうことで会議を効率化するといった意図もあります。

まず、会議を開催するにあたって、時間通りに進める・終わらせるということは必須ですよね。

予定通りに終わらない会議なんてダメな会議代表です。

アジェンダを作ることによって各議題ごとの時間配分を事前に参加者に知らせることができます。

ひよこさん
ひよこさん
「全体の流れはこうで、この議題に◯分、次の議題に◯分だな、で、休憩を挟んでここでディスカッションか…」

という風に、参加者に流れと時間配分を知らせることにより会議の進行予定を大幅にずれる、ということを回避できます。

また、ある議題が白熱して予定していた時間より延びてしまった際も、
「先ほどの議題で少し時間をとったため、ここから少し駆け足でいきましょう」
と言って、会議ペースをコントロールすることも可能です。

会議では結論を出すことが重要ですが、前提として時間を守る、というのはとても大切です。

特におじさんたちって、時間を区切らなければだらだらと何時間でも討論(風のこと)をしているのが好きですよね 笑

つまり、時間内に結論を出す、これを促すためにアジェンダが必要なのです。

アジェンダの必須項目

それでは実際に分かりやすいアジェンダの作り方を考えていきましょう。

ポイント1:必要項目を明確に記載しよう

アジェンダに必要な項目は、

・会議名(会議目的)
・開催日時
・開催場所
・会議参加者(進行、などの役割担当も)
・議題
・議題ごとの時間
・会議に準備すべき資料

これらの内容を明確にして参加者にアナウンスするのが大切です。

日時・場所・参加者を正確に伝えることは会議準備の基本です。

そして、議題の順番や時間配分、必要資料を配信することで、事前に会議全体の内容と流れを認識してもらう目的もあります。

ポイント2:各議題に対する時間配分を考えよう

どこの会社でも、会議全体に使用する時間というのは決まっていますよね?

早い段階で上司が、「だいたいこの内容だったら会議室を2時間押さえればいいか」という風に考えて会議室を予約しているものです。

アジェンダ作成時には、全体の時間を議題ごとに切り分けていく作業が必要になります。

わたしが実際に参加した会議で「このアジェンダだめだな〜」と感じたのはこういったものでした。

・単純な報告だけの区分に20分も時間配分している
 →質疑入れても10分で終了。間がもたない。

・議題を詰め込みすぎて1区分の時間が短すぎる
   →検討の時間がなさすぎるて「会議」じゃなく「報告会」になっている。

・話し合い、ディスカッションの時間配分が短すぎる
  →白熱して時間延長。結果、会議全体の予定時間を大幅に過ぎる。

議題や議題に対する会議スタイル(報告形式なのか、質疑応答に時間を要するのか、ディスカッション形式なのか)によって時間配分に工夫が必要です。

まずは自分で「これには◯分くらいかかるな」と想像して時間配分したら、必ず上司や先輩など全体の流れを把握している人にチェックしてもらいましょうね。

ポイント3:余裕を持って参加者に配信しよう

会議アジェンダは、会議が開催される前に余裕を持もって参加者全員に配信しましょう。

アジェンダ作成の目的は、「会議の議題や進行を参会者に事前に知らせておくことで、 スムーズに会議を進めることができるから」でしたよね?

ですので、事前にアジェンダを配信することで、参加者の役割分担や議題(そして議題に要する時間)を確認してもらう必要があります。

遅くとも会議の前日までには参加者にアジェンダを共有しておきましょう。

また、当日に必要な持参資料の準備を依頼する場合や、こちらからの配分資料を読み込んでおいて欲しい場合には、その時間も考慮して数日〜1週間前にはアナウンスしましょうね。

【アジェンダ見本】

会議名  ○○プロジェクトの50名増員戦略【第2回】
日時   2019年4月1日 10:00~11:30
場所   本社A会議室
参加者  佐藤、山田、小林、鈴木、高橋(敬称略)
配布資料

時間 議題 担当
10:00~10:10 ○○の進捗報告 山田
10:10~10:20 ○○についての報告 小林
10:20~11:00 ○○についてディスカッション 進行・山田
11:00~11:20 ○○についてまとめと残課題 山田
11:20~11:30 次回打合せについて

 

まとめ

・アジェンダは会議を効率化するために必須のものである
・アジェンダで会議の進行をコントロールすることもできる
・アジェンダは余裕を持って参加者に知らせることが大切

会議がスムーズに進行するかどうかの鍵を握っているのがアジェンダの設定です。

分かりやすく、設定に無理のないアジェンダ作成ができれば、会議がうまくいく!といっても過言ではありません。

また、アジェンダ作りが上手になればおのずと全体把握能力もアップしていき、上司から「こいつは流れがよく分かっているな」と評価されることに繋がるでしょう。

慣れないうちは時間配分など簡単ではないかもしれませんが、自分が参加して良い会議だと感じた会議のアジェンダを参考に、議題の設定や配分を考えてみましょう

あなたも必ず上手なアジェンダ作成ができるようになりますよ。