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【新人OLの悩み】メールが苦手でも報告メールが簡単に作れる3つのテクニック

仕事をする上で、上司への報告メールというのは日常的に発生します。
書き方やマナーがいまいちわからないのでビジネスメールが苦手、という人も多いですよね。

・仕事でメールを作成するのが苦手
・何を伝えたいのかよくわからないと言われる
・報告文を送ってもレスポンスがない

あなたはこういった悩みをお持ちではないですか?

今回は上司への報告メール作成のための3つのテクニックをご紹介します。

メール文章作るのにやたら滅多に時間がかかるという方もポイントを押さえるだけでわかりやすい「伝わるメール」が作れるようになりますよ。

上司への報告メール作成の3つのテクニック

1.件名はキーワードを含め内容がわかるように

メール件名だけで、メールの内容をいかにわかりやすく伝えるかが大切です。

メールを受け取った相手は、まず、メール件名を確認します。

1日にたくさんのメールを受信する方の場合、件名では内容が分かりにくいメールだと、受信ボックスの中であなたのメールが埋もれてしまいます

またメールの受信者は、受信ボックスに並んでいる件名を見て、重要度や優先度を判断し、メール開封の優先順位をつけていきます。

ですのであなたのメールが上司の目につきやすいように、件名にはメールの内容を簡潔にまとめる必要があります。

・打ち合わせの件
・◯◯課長へ
・ご報告です

・◯◯様より 打ち合せ日時変更のご連絡
・◯◯社との契約締結日決定のご報告
・【ご報告】◯◯プロジェクトの進捗状況について

2.メール文章の構成

メール文章の構成をどうしていいかわからないという場合は、PREP法を利用しましょう

PREP法とは相手に伝わりやすいように要点や結論から先延べ、次にその理由、そして理由に対する具体例、最後にもう一度、要点・結論を述べるという文書構成のことです。

主に報告やプレゼンで利用される手法で、この構成でメールを作成すると、シンプルで分かりやすく相手に伝わりやすいです。

P=Point(要点、結論)
R=Reason(理由)
E=Example(具体例)
P=Point(要点、結論)

以下は、PREP法を使ったメール文例です。

【要点、結論】
◯◯プロジェクトの契約書締結についてご報告致します。
本日の打ち合わせにて、契約書締結日は6月15日(水)に決定致しました。

【理由】
先方ご担当者様が今週いっぱい出張で不在の為、社内決裁確認が来週月曜日に
なるとのことです。

【具体例】
6月13日(月)に決裁完了確認が取れた後、翌日に先方にて契約書作成の上、
15日(水)に契約書を持参いただきます。

【要点、結論】
6月15日(水)に契約書受領次第、押印処理を進めます。
以上、宜しくお願い致します。

3.内容も全体のレイアウトもシンプルに

上記のPREP法を使って構成したとしても、その文章自体がダラダラと長くなってしまっては全く意味がありません。

大事なのはあなたが伝えたい用件がしっかり相手に伝わること

ですので、文章のボリュームはできるだけ少なくシンプルで見やすくするということを心がけましょう。

長い文章を書く必要はありません。
場合によっては箇条書きの方がシンプルで伝わる、ということもあります。

・読点(「、」)を多用せず短文を心がける
・1行30文字程度で改行、2、3行ごとに空白行を挿入する
・必要性のない理由や言い訳を省く

といったことを心がけるだけで見やすくシンプルなレイアウトになります。

 

≪参考レイアウト例≫

◯◯さん

おつかれさまです。
△△です。

Aプロジェクトの進行の件で、ご相談がありご連絡させていただきました。
6/15までに打合せをお願いしたいのですが、お時間いただけますでしょうか。

内容は、
・見積書の項目修正について
・◯◯契約書の締結日について
となります。

6/16には先方への回答が必要なため、勝手を申し上げ、大変恐縮でございますが
ご検討のほどお願い致します。

お時間は1時間ほどいただければ幸いです。

以上、何卒宜しくお願い致します。

まとめ

今回は「伝わるビジネスメール|上司への報告メール作成の3つのテクニック」についてお送りしました。

・件名だけでメール内容が分かるようにする
・文章はPREP法を利用し、結論から伝える
・内容は見やすくシンプルに、を心がける

報告や依頼のメールは情報の伝達手段です。

あなたの伝えたい内容が、いかにわかりやすく相手に伝わるかということを1番に考えて文章を作成しましょう。

今回お伝えした3つのテクニックをしっかり押さえて、伝わるビジネスメールを作成できるようになってくださいね。